Questions fréquentes sur Edena

La plupart des établissements sont opérationnels en 2 semaines. Notre équipe se charge de la migration des données, de la configuration et de la formation pour une transition fluide.

Chez Gimbebe, le secrétariat gagne 37 heures par semaine sur des tâches qui se répétaient à la main. Dans les établissements sur Edena, l'inscription d'une famille ne prend plus plusieurs jours.

Tous les établissements ont une assistance par e-mail et par chat, incluse dans le prix.

Oui, vous pouvez personnaliser le logo, les couleurs, les modèles de communication et les messages automatiques envoyés aux familles pour refléter l’identité de votre établissement.

Oui. Depuis un seul tableau de bord, vous gérez tous les établissements du réseau : chacun garde ses données et sa série de facturation, et la direction voit les rapports de tout le réseau. Cela convient aux groupes scolaires, aux réseaux de crèches et aux centres de cours à plusieurs sites.

Verifactu est le système de l’Agence fiscale espagnole (AEAT) par lequel les logiciels de facturation transmettent automatiquement à l’AEAT un enregistrement de chaque facture émise (décret royal 1007/2023 et arrêté HAC/1177/2024). Edena est adapté à Verifactu : il génère et chaîne ces enregistrements, les transmet à l’AEAT et imprime le code QR fiscal sur chaque facture. L’AEAT ne certifie pas les logiciels : la conformité est attestée par la déclaration responsable (declaración responsable) de l’éditeur, disponible sur edena.es/fr/verifactu.

Oui. Edena génère l’enregistrement Verifactu de chaque facture émise et le transmet automatiquement à l’AEAT, avec le code QR fiscal sur la facture. Notre déclaration responsable d’éditeur est publiée sur edena.es/fr/verifactu.

Vous configurez une fois les tarifs et les services de chaque élève, et Edena émet les factures chaque mois avec leur enregistrement Verifactu. Les familles paient par prélèvement SEPA, virement ou carte, et les factures impayées restent visibles, avec relance automatique.

Oui, vous pouvez configurer des cycles de facturation automatiques pour les cotisations récurrentes et services additionnels.

Prélèvement SEPA, virement et paiement par carte depuis l’application. Chaque paiement est rattaché à sa facture : le secrétariat voit ce qui est encaissé sans rapprocher les relevés à la main.

Le système envoie des relances automatiques et permet le suivi des impayés en temps réel.

Notre app permet aux familles de recevoir des notifications instantanées, de voir des photos et des nouvelles sur leurs enfants, de signer des documents numériquement et de garder tout l’échange avec l’établissement depuis n’importe où.

L’app est compatible iOS et Android et s’adapte aux téléphones et tablettes.

Chaque famille reçoit une invitation par e-mail. Elle y crée son compte, signe les documents de l’établissement et accède à l’application avec son profil, sans passer au secrétariat.

Depuis l’application ou le portail, chaque famille consulte les notes et les présences de ses enfants, paie les factures, les inscrit aux activités périscolaires, signe les autorisations et écrit à l’établissement.

Oui, un tuteur peut gérer les informations et activités de tous ses enfants depuis un seul profil.

Le personnel publie les photos et les nouvelles du jour depuis l’application ou le tableau de bord, et chaque famille reçoit celles de son enfant dans l’application, avec une notification. Les photos ne circulent pas dans des groupes de messagerie.

Oui. Vous créez chaque activité avec ses places et son prix, les familles y inscrivent leurs enfants ou les désinscrivent depuis l’application, et le montant s’ajoute à leur facture.

La famille envoie la demande depuis le formulaire d’inscription de votre site, sur mobile ou sur ordinateur, et signe les documents dans l’application. Le secrétariat l’examine dans le CRM et, une fois la demande confirmée, finalise l’inscription de l’élève avec ces mêmes données.

Le tableau de bord affiche des métriques en temps réel sur les présences, les inscriptions, la situation financière, les communications envoyées et la performance globale de l’établissement, pour décider sur la base des données.

Oui, le tableau de bord Edena met à jour métriques et rapports en temps réel pour une gestion agile.

Le système permet de définir rôles et droits pour chaque utilisateur de l’établissement.

Oui. Les données sont chiffrées pendant leur transfert et leur stockage, et l’accès exige une authentification sécurisée.

Les données sont stockées chiffrées et chaque utilisateur ne voit que ce que son rôle autorise. Edena respecte le RGPD et traite les données des élèves en tant que sous-traitant de l’établissement.